孩子们，你们的邮件发对了么？

西方国家的人们大多都喜欢用邮件交流；因此，当留学生到了加拿大后，会发现，通常高中的时候，还能在学校的办公室里找到任课老师；但到了大学，教授在课外时间里，就会消失得无影无踪，想要问问题也找不到人，所以一般和教授之间的课外沟通方式主要靠发邮件。尤其是，学校会以邮件的方式告知学生成绩结果，作业反馈情况，各种课程的考勤状况等等的一切大小信息。所以如何既不失礼也能突出主题的发一封邮件也是一门“艺术”了，这也是常提到的邮件往来的礼仪（email etiquette）。

1.     明确主题

教授面对的不只是一个学生，所以邮件主题简洁清楚，教授能够事先对邮件内容有个大致的判断。

2.     专业称呼

邮件的首行，写上称呼和问候，特别是收件人是教授的时候。即使你与教授很熟，发邮件时还是要注意问候语，一般用“Hello”或 “Hi”，如果想要正式一点，就请使用 “Dear X（X一般都是教授的last name）”。在不清楚教授的姓名，也可以用professor、teacher代替。

3.     自我介绍

在第一条的时候，已经说过了，教授面对的不只是一个学生，所以他们并不一定记得你。在开头附上一个简单的自我介绍，例如姓名和班级，让教授知道你是谁。

4.     内容简明扼要

邮件主体的前两句就要陈述邮件的目的。尽量使用简短的文字概括你要表达的要点，以免收件人弄清楚你在问什么而花费时间，耽误紧急的事情。

5.     提前告知大型附件

如果在收件人未知的情况下发送大型附件，可能会导致收件人收件异常。因此，如果需要发送超过500KB的附件，应该提前询问收件人“你介意我给你发送附件吗?”或者“什么时候对你最合适?“。除非有特别要求，否则不要发送带有两个以上附件的邮件。此外，给附加的文件起一个合理的名字，这样收件人一眼就能知道这个附件的主题和发送者。

6.     经典格式

在邮件里，为了方便阅读，字体最好使用10或12号，如Arial、Calibri或Times New Roman；其次，字体颜色应选择黑色。这样，收件人才能在阅读你的邮件时感到轻松易懂。此外，在邮件或任何书面表达中，一般不要使用感叹号，这种标点符号通常不是正式文体所使用的。

7.     校对邮件

发送邮件前应该校对邮件内容。在发送邮件前，应该检查单词拼写错误和语法错误；否则，收件人会觉得你是个粗心大意，甚至没有受过教育的人。其次，每一封邮件都应该包含一个签名，告诉收件人你是谁，以及如何联系你。建议设置一个能够出现在每封邮件结尾的签名，一般包括你的邮箱地址和电话号码等联系方式。最后，检查一下是否选择了正确的收件人，由于现在收件人一栏都会自动感应并给出一系列收件人邮箱地址，选择错误的收件人是非常有可能的；而且，一旦发送错，对你和误收邮件的人来说都不是一件愉快的事，所以请不要犯这种低级的错误。

在频繁使用邮件沟通的情况之下，请各位同学一定要规范自己的邮件，以避免误事。